ProArchives : comment l’archivage devient un levier stratégique pour les syndics de copropriété
Longtemps perçue comme une contrainte administrative, la gestion des archives est en train de changer de statut dans l’immobilier. À l’heure de la dématérialisation, de l’intelligence artificielle et des exigences réglementaires accrues, l’archivage s’impose désormais comme un enjeu stratégique pour les syndics de copropriété. C’est précisément sur ce terrain que s’est positionnée ProArchives, une société spécialisée qui accompagne depuis 25 ans les professionnels de l’immobilier dans la gestion, la sécurisation et la valorisation de leurs documents.
Fondée en 2000 par Yoann Zaouche, ProArchives est née d’un besoin très concret : libérer de l’espace dans les cabinets de syndic, faire gagner du temps aux gestionnaires et sécuriser des archives souvent dispersées, mal classées et chronophages à exploiter. À l’origine, l’entreprise se concentrait sur l’archivage physique des documents papier des copropriétés, avec une promesse simple : conserver, classer et retrouver rapidement l’information.
Du papier à la dématérialisation intelligente
Au fil des années, ProArchives a su faire évoluer son modèle pour accompagner les mutations du secteur. La première étape a été la numérisation des archives papier. Les documents sont scannés, transformés en PDF et mis à disposition des clients pour un accès plus rapide et un partage simplifié. Une évolution devenue indispensable face à l’accélération des échanges et à la multiplication des interlocuteurs.
Mais l’entreprise ne s’est pas arrêtée là. Aujourd’hui, ProArchives propose une véritable conciergerie digitale intégrée à une solution de GED (Gestion Électronique de Documents). Concrètement, les syndics peuvent externaliser la gestion de leur courrier entrant. Le courrier est redirigé vers ProArchives, ouvert, scanné et automatiquement intégré dans une GED dédiée à chaque copropriété.
L’innovation majeure réside dans l’intégration de l’intelligence artificielle et des Large Language Models (LLM). Ces technologies permettent de détecter automatiquement la typologie des documents, d’extraire les données clés – comme les montants des factures – et même d’analyser des contenus complexes tels que les règlements de copropriété ou les correspondances juridiques.
« Faire parler les archives »
L’un des apports les plus différenciants de cette approche est la capacité à « faire parler les archives ». Grâce à l’OCRisation et à l’IA, un gestionnaire peut interroger l’ensemble des documents archivés et obtenir une réponse précise, même sur des archives anciennes. Retrouver une clause spécifique dans un règlement de copropriété de 50 pages, identifier une information contractuelle ou vérifier un historique devient alors quasi instantané.
Pour les syndics, le fonctionnement est volontairement fluide. Une fois le contrat signé, ProArchives prend en charge la collecte des archives physiques directement sur site. Chaque document est inventorié, photographié et associé à un code-barres, garantissant une traçabilité complète et une recherche efficace à tout moment.
Un coût maîtrisé, un gain immédiat
Le modèle économique est également pensé pour lever les freins. Le coût moyen se situe entre 4 et 5 euros par lot et par an, tout compris : stockage, consultation illimitée et destruction à terme. La facture est adressée directement à la copropriété, et non au syndic, ce qui clarifie la répartition des charges.
Au-delà du prix, ProArchives met en avant la réduction des coûts cachés : temps passé à chercher des documents, occupation de mètres carrés dans les cabinets, risques liés à la perte ou à la dégradation des archives. L’entreprise assume aussi la responsabilité de la conservation, avec des entrepôts sécurisés, normés et assurés, déchargeant ainsi les syndics d’un risque souvent sous-estimé.
Une vision tournée vers l’interopérabilité
Si la dématérialisation progresse, ProArchives rappelle que la valeur probante du papier reste essentielle pour de nombreux documents. L’archivage physique conserve donc toute sa pertinence, notamment sur des durées longues, souvent supérieures à dix ans.
Pour l’avenir, la société ambitionne de transformer progressivement son modèle historique en un archivage électronique enrichi par l’IA, capable de fluidifier le quotidien des gestionnaires. En cas de changement de syndic, la continuité est assurée : si les deux cabinets sont clients de ProArchives, le transfert des archives est immédiat et complet. Dans le cas contraire, une solution de reprise et de classement est proposée.
Enfin, un appel clair est lancé aux éditeurs de logiciels métiers pour renforcer l’interopérabilité des systèmes. Une condition indispensable pour exploiter pleinement les archives dématérialisées, conformément au cadre juridique français en vigueur depuis 2012.
Dans un secteur où la rigueur documentaire est indissociable de la confiance, ProArchives illustre une tendance de fond : l’archivage n’est plus un simple service support, mais un véritable outil de performance et de sécurisation pour les syndics et les copropriétaires.